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PDF ersetzt Papier: Anleitung für das papierlose Büro

Das „papierlose Büro“ (paperless office), in den frühen Siebzigern in den USA zum ersten Mal in einem Artikel der Business Week erwähnt, erfreut sich heute immer größerer Beliebtheit. Mehr und mehr Unternehmen und Privathaushalte sind daran interessiert den Arbeitsalltag zu erleichtern, Ressourcen einzusparen und dabei noch etwas Gutes für die Umwelt zu tun. Mit den richtigen Werkzeugen lässt sich das papierlose Büro heute einfach und kostengünstig realisieren. Begleiten Sie uns in die Welt des Paperless Office.

 

Überblick

Er ist das Herzstück jedes papierlosen Büros: Der Scanner. Er digitalisiert die Papierstapel und speichert den Text idealerweise in einem durchsuchbaren PDF.
Ebenso wichtig zum Wiederfinden und Arbeiten mit Dokumenten: Eine einfache, gut sortierte Ablage auf dem heimischen PC oder der Cloud. Profis verwenden dazu ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Weitere Aspekte: Ein Arbeitsplatz mit Multiscreens steigert die Produktivität und beugt dem leidigen Ausdrucken von E-Mails und anderen Bildschirminhalten vor.

Außerdem geben wir viele hilfreiche Tipps zur Reduzierung von Papier in ihrem Büro.

 

Schritt 1: Die Digitalisierung

Die Anforderungen an einen geeigneten Scanner sind recht simpel. Kompaktes Gehäuse, Schnelligkeit und eine einfache, intuitive Software. All dies erfüllen die Dokumentenscanner der iX-Serie von Fujitsu.
Mit gerade einmal 29 cm x 16 cm x 17 cm findet der Dokumentenscanner Fujitsu ScanSnap iX500 in quasi jedem Büro Platz. Auch die Leistung ist beeindruckend. Mit bis zu 25 Seiten pro Minute bewältigt der iX500 hohe Scanaufkommen in kürzester Zeit. Möglich macht dies eine Dual-Core-CPU, die auch im Betrieb ohne PC (z.B. scannen über WLAN) ein problemloses Arbeiten ermöglicht.

Für den mobilen Einsatz bietet sich alternativ der Fujitsu ScanSnap iX100 an, welcher mit einem integrierten Akku bis zu 260 Seiten (11 Seiten pro Minute) verarbeitet und damit genauso gut für das papierlose Büro geeignet ist.

Beiden ScanSnap-Modellen liegt neben einer einfach zu bedienenden Software zum Scannen am PC auch die bekannte OCR-Software ABBYY FineReader bei, welche die gescannten Dokumente direkt in durchsuchbare Dokumente verwandelt. Dabei wird der Text aus einem gescannten Bild automatisch erkannt und als solcher im PDF-Dokument abgespeichert.

 

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Ist der Digitalisierungsprozess abgeschlossen, geht es im zweiten Schritt nun an die Speicherung und Verwaltung.

 

Schritt 2: Der digitale Aktenschrank - speichern und wiederfinden

Bei der Speicherung stellt sich zunächst die Frage, ob die Daten auf eigenen lokalen PCs oder Servern gespeichert oder in die Cloud hochgeladen werden sollen.
Die Vorteile einer cloudbasierten Dokumentenverwaltung liegen insbesondere im plattform- und nutzerübergreifendem Zugriff auf alle Dokumente sowie in den regelmäßigen Backups und Sicherheitsfeatures des Cloudanbieters.
Kritisch ist in diesem Zusammenhang jedoch das Thema Datenschutz zu bewerten. Viele Anwender möchten Ihre sensiblen Daten nicht gerne aus der Hand geben, weshalb eine Speicherung der Dokumente für kleine Unternehmen und Privathaushalte auf eigenen Festplatten zunächst die erste Wahl darstellen sollte.

In diesem Zusammenhang hat sich eine aussagekräftige flache Ordnerstruktur bewährt.
Für einen Privathaushalt oder Kleinunternehmer könnte das Archiv z.B. folgendermaßen aufgebaut werden:

In dieses Archiv können nun alle gescannten Dokumente abgelegt werden.
Um diese später auch einfach wiederzufinden, sollten die PDF-Dateien folgendermaßen benannt werden:

JJJJMMTT-ART-THEMA.pdf

Dabei steht das JJJJ für das Jahr, MM für den Monat und TT für den Tag, an dem das Dokument eingegangen ist bzw. gescannt wurde. Als ART kann einer der Ordner aus dem Archiv angegeben werden. Das THEMA ist selbstbeschreibend und kann frei gewählt werden.

So ergibt sich z.B. folgender Dateiname:
20170814-versicherung-kündigung.pdf

Mit dieser gut durchdachten Ablage lassen sich die Dokumente sodann im Handumdrehen wiederfinden. Sowohl die Spotlight-Suche auf Apple Mac-Geräten als auch die Windows-Suche analysiert dabei nicht nur den Dateinamen nach enthaltenen Schlüsselwörtern, sondern auch den Text des Dokumentes selbst. So wird beispielsweise bei der Suche nach „Kündigung Axa“ sofort unser oben genanntes Musterdokument angezeigt.

 

Mit Software automatisieren und vereinfachen

Möchte man das Dokumentenmanagement professionalisieren, stehen verschiedene Softwarelösungen zur Verfügung. Eine weit verbreitete Software für das papierlose Büro ist ELOoffice. Die Software vereint dabei viele Module in einem. Vom Drucken und dem Versand von Angeboten oder Rechnungen über die Archivierung der Dokumente bis hin zum mobilen Zugriff per ELO Connector, deckt ELOoffice die gängigsten Prozesse in den meisten Unternehmen ab.


Als reines Dokumentenmanagementsystem hat sich dagegen die Software PaperPort von Nuance etabliert. Sie bietet schnelles Scannen, erweiterte PDF-Unterstützung sowie einheitlichen Zugriff auf Cloud-Dienste einschließlich PaperPort Anywhere, Google Docs und Evernote.

 

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Weitere Tipps & Tricks zum papierlosen Büro

  1. Stellen Sie auf Online-Rechnung um. Bitten Sie alle Ihre Lieferanten und Dienstleister um einen Rechnungsversand auf elektronischem Weg und versenden Sie selbst Ihre Schreiben ausschließlich per E-Mail.
  2. Sammeln Sie einseitig bedrucktes Papier zur Wiederverwendung.
  3. Unterschreiben Sie Ihre Dokumente digital. Fügen Sie digitale Unterschriften in Ihre Dokumente ein und vermeiden Sie das Ausdrucken und die händische Unterschrift.
  4. Stellen Sie Informationen für die Allgemeinheit in ein internes Notizbuch oder Wiki ein. Vermeiden Sie Ausdrucke für die Veröffentlichung an Pinnwänden usw.
  5. Verabschieden Sie sich von einem Faxgerät und verwenden Sie ausschließlich ein Software-Fax, z.B. über eine Fritz!Box.
  6. Statten Sie einen PC-Arbeitsplatz mit zwei Monitoren aus. Dies erhöht nicht nur die Produktivität, sondern trägt auch dazu bei, dass weniger Dokumente ausgedruckt werden, um diese am Bildschirm vergleichen zu können.
  7. Verwenden Sie wenn möglich den Duplex-Druck Ihres Druckers. Damit verringern Sie Ihr Papieraufkommen um bis zu 50%.

 

Wie Sie sehen, ist das papierlose Büro ein stetiger Prozess und nicht mit einer einmaligen Umstellung getan. Ermutigen Sie sich und Ihre Mitarbeiter jeden Tag aufs Neue, sich vom Papier zu verabschieden und Müll zu vermeiden. Seien Sie Vorreiter in der Digitalisierung Ihrer Bürotätigkeiten. So werden Sie dem papierlosen Büro jeden Tag ein Stück näherkommen.

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